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4 astuces pour éviter les doublons de contacts dans votre carnet d'adresses

Florian
Florian    
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La réussite d’une entreprise est certes due à sa réputation et ses hommes, comme le disait notre ami Henri Ford, mais aussi et surtout à son carnet d’adresses. Comment faire alors pour maintenir sa qualité quand on sait que la création de doublon de contacts guette à tous les coins de rue ? Voici la réponse en 4 points :

1 - Avoir un carnet d'adresses centralisé

La première astuce est essentielle : il s’agit d’avoir un seul et même lieu où centraliser l’ensemble de vos contacts et coordonnées. Que ce soit l'équipe Commerciale dans le cadre de sa prospection, l'équipe Marketing pour l'envoi de campagnes, ou encore l'équipe Fidélisation pour étudier la satisfaction client, tous les collaborateurs de l'entreprise devront avoir et utiliser une base de référence de contacts. En mettant en place une base centralisée vous évitez la création de doublons dans les carnets d’adresses de vos collaborateurs, vos contacts deviennent uniques.

La plupart du temps ce sont les logiciels de GRC (Gestion de la Relation Client) qui occupe ce rôle central dans la société. En effet ils permettent d’organiser et de qualifier votre liste de contacts de façon à capitaliser sur l’enrichissement de votre réseau relationnel.

2 - Mettre à jour ses contacts en équipe

Enregistrer vos contacts en un point central est une bonne première étape dans la lutte anti-doublons, mais ce ne sera pas suffisant sur le moyen et long terme. La durée de vie d'une information sur un contact n’est pas éternelle : votre interlocuteur peut changer de société, l'entreprise de votre contact peut changer de nom et encore une fois cela impactera son adresse email.

Pour maintenir la qualité de vos données, la force du collectif va jouer un rôle important. En effet, permettre à vos collaborateurs de venir mettre à jour collectivement le portefeuille de contacts, le portefeuille de clients, n’aura pas qu’un effet positif sur la qualité des données : cela permettra également d’empêcher la création d’un doublon avec de nouvelles informations.

3 - Vérifier qu'un contact n'existe pas avant de le créer

Ce conseil va de pair avec le conseil N°1. Lorsque vous échangez avec une personne que vous ne connaissez pas, avant d’enregistrer ses coordonnées, pensez à vérifier qu’il n’a pas déjà été détecté par un de vos collaborateurs dans votre carnet d’adresses partagé.

Vous éviterez la création d’un doublon et en plus de cela vous pourrez même gagner du temps si le contact est déjà enregistré.

4 - En cas de résistance, passez aux outils de dédoublonnage

Si, malgré ces 3 conseils, vous constatez que des doublons se sont glissés dans votre base de contacts ne vous en faites pas, rien n’est perdu !

Certains logiciels de gestion de contacts intègrent des fonctions dites de "dédoublonnage". Par exemple, Nelis permet de fusionner des contacts en double, tout en vous laissant le choix de sélectionner les informations que vous souhaitez conserver sur chacun des doublons, afin de ne perdre aucune information pertinente.

Eviter les doublons et conserver un carnet d'adresses de qualité est un travail qui demande de la rigueur. Rigueur qui devra être partagée par l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise pour être efficace. D'autant plus qu'aujourd'hui, l'explosion des réseaux sociaux et la démultiplication d'informations sur vos contacts contribuent à augmenter les risques de création de doublons.