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Gestion de contacts les erreurs fatales

Gestion de contacts: les 5 erreurs fatales

Que vous ayez des fichiers de contacts à exploiter pour prospecter ou que vous souhaitez animer des membres de votre association, lisez attentivement cet article qui vous permettra d’éviter de grosses erreurs. 

 

Nos clients nous demandent quelles sont les erreurs à éviter pour réussir sa gestion de contacts ? Voici notre retour d’expérience, les bonne pratiques. 

 

La gestion de contacts, comme vous l’avez constaté, c’est plus qu’une collection de cartes de visite, de contacts perdus dans  Excel, ou LinkedIn. C’est avant tout une stratégie d’ intelligence relationnelle, pensée pour donner du sens à vos actions marketing et commerciales.

 

Imaginons que vous marchez dans la rue, d’un coup sur le trottoir vous entendez un restaurateur vous interpeller pour  suggérer son restaurant. Quelle sera votre réaction ?  Si vous êtes comme nous, vous souriez et changez de trottoir. Vous préférez certainement aller au restaurant recommandé par un collègue, un(e) amie. 

 

Voilà pourquoi une solution de gestion de contacts est indispensable. C’est une méthode de collecte de données qui permet de stocker, retrouver facilement l’information, d’identifier, de partager et de cibler les actions à traiter comme notre cerveau au quotidien, en ciblant le bon contact au bon moment

Dans quel but? Créer davantage de proximité, un rapport de confiance pour toucher votre cible, votre communauté.

 

En effet, enrichir votre base de contacts des échanges et des activités relationnelles, est le Graal pour réussir vos campagnes, générer des opportunités, dépasser vos objectifs. 

 

Voici les erreurs fatales à éviter absolument :

1/ Cloisonner les données vs référentiel commun de contacts

Qui détient l’information, détient le pouvoir. Celui qui l’entretien, détient le monde

Adam Smires

Ne pas avoir de référentiel commun des contacts, de stratégie de collecte de données est la première erreur fatale.

 

Globalement, les données sont dispersées dans différents logiciels (CRM, ERP, Support Client, Comptabilité, Campagnes Emailing, logiciel de gestion d’évènements…).

 

Parfois certains de nos clients réalisent qu’ils ont parfois plusieurs dizaines/centaines de bases de données qui ne sont pas à jour.

 

En général, la plus à jour est souvent lié à la facturation, mais difficile à utiliser pour mener des campagnes marketing.

 

Conseil : rassembler vos données, centraliser les bases de contacts, détecter les erreurs, prendre le temps de mettre à jour la base de données. Construisez un référentiel commun de bases de contacts que ce soit via Excel dans un premier temps, ensuite des solutions de gestion de contacts, comme MyNelis, vous permettront d’aller plus loin.

2/ Ne pas définir de stratégie data management au sein de votre entreprise

Le RGPD (Règlement Général de la Protection des Données) a posé un cadre où les entreprises ont été dans l’obligation de repenser la collecte des consentements.

 

Pourquoi ne pas aller plus loin pour construire des normes de collecte, une structure, automatiser et maîtriser les sauvegardes des données. Ne pas en avoir mène à l’échec incontestablement.

 

De nos jours, avec le piratage informatique, les entreprises doivent se préoccuper de protéger leur capital immatériel. Choisir une solution professionnelle de gestion de contacts c’est maîtriser les accès autorisés, c’est construire une vision 360° des contacts clients, c’est créer une culture commune au sein de l’entreprise disponible en toute situation.

 

Définir une stratégie de données (data management) a pour objectif :

  • de nommer un/une responsable de la collecte et de la gestion des données: très souvent depuis le RGPD (Règlement Général de la Protection des Données), le DPO  a la charge de recueillir les consentements, mais pas forcément du traitement ou de la qualité de la donnée. 
  • d’identifier les axes d’automatisation de collecte, 
  • de créer les connecteurs entre vos applications pour maîtriser la mise à jour des données,
  • de créer un référentiel commun de contacts disponible avec une gestion de droits d’accès efficace.

Saviez-vous que 600K€ est le coût annuel moyen par entreprise pour la sauvegarde des données clients non stratégiques, selon l’étude Véritas de 2018*.

 

On perd en moyenne 1H par jour par salarié à rechercher de l’information, quel le temps perdu!

 

Ça représente plus de 15% de productivité.

3/ Pas de contact management = ne pas détecter les doublons/les erreurs

Comme il est possible de gérer ses contacts sur Excel, c’est le plus utilisé mais souvent les fichiers ne sont pas tenus à jour.

 

En effet, quand on lance une activité, c’est une bonne idée de centraliser dans un fichier Excel pour normaliser mais plus l’activité se développe, plus il sera partagé moins la confidentialité sera maîtrisée.

 

Par ailleurs, la question des droits d’accès se pose, est-ce que vos fichiers ont si peu de valeurs qu’ils peuvent être accessible par tous ? La mise à jour manuelle peut, à un certain niveau, devenir très compliquée et risquée.

Rappelons que si Excel est un logiciel performant, il faut garder à l’esprit qu’il n’a pas été conçu pour la gestion de contacts.

 

Le partage, la segmentation de contacts, l’enrichissement de contacts n’est pas prévu et Excel n’automatise pas le traitement , ne trace d’historique. De plus, il ne permet pas de créer un historique des activités.

4/ Pas d'automatisation de la collecte et pas de qualification du contact

Votre temps est précieux, votre plus value n’est pas sur la collecte, la mise à jour, la détection de doublons de contacts dans votre base. Faites appel à une solution de gestion de contacts qui maintiendra la qualité de vos données à jour.

 

Concentrez-vous sur le cœur de votre activité, équipez-vous de solutions qui vous faciliteront le travail et augmentez de 15 à 20% votre productivité.

 

Nouer des relations de proximité, qualifiez et enrichissez votre base, vous pourrez alors mener des campagnes marketing plus personnalisées, ciblées qui vous mèneront droit au succès.

 

Pour notre part, 72% de nos clients ayant investis réduire leurs coûts et 87% disent qu’ils ont créé une culture centrée “Client”.

5/ Pas de cibles, pas de segmentation de contacts

Est-ce que vos cibles sont clairement identifiées? Si non, analysez votre parc client et observez les critères similaires (code APE, usages, typologie de personas buyers…). Apprenez de vos données et dupliquez vos succès. 

 

La segmentation de contacts est une méthode efficace pour mener des actions marketing performantes. Encore faut-il avoir la bonne stratégie et adresser le bon contact au bon moment

 

Nous vous recommandons l’adoption d’une solution de gestion de contacts en équipe pour partager la vision, créer une culture commune centrée client, pour harmoniser la collecte, pour enrichir, développer votre proximité et créer des opportunités. 

 

En effet, 79% d’opportunités créées grâce à la collecte et la segmentation de données clients, selon E-Marketing.

 

Qu’attendez-vous? Bénéficiez gratuitement de 15 jours pour tester notre solution de gestion de contacts en équipe  MyNelis. 

 

 

Lien vers l’étude menée par Véritas

https://www.veritas.com/fr/fr/news-releases/2019-03-12-data-management-challenges-cost-millions-a-year-reveals-veritas-research

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